Come faremmo leggere a un agente AI gli ordini che arrivano per email e PDF, lasciando sempre la conferma a una persona.
SCENARIO DI SOLUZIONE
Questo è uno scenario di soluzione: descrive come affronteremmo il caso, non un progetto consegnato. L’azienda è un esempio tipo. Tempi e fasi sono indicativi, da confermare dopo l’analisi di fattibilità.
IN SINTESI
Un distributore B2B che riceve 40-80 ordini al giorno via email e PDF può farli leggere a un agente AI, che li trasforma in bozze d’ordine nel gestionale. Una persona controlla e conferma. L’agente non inventa codici: confronta ogni riga con l’anagrafica, segnala le eccezioni e registra cosa ha fatto.
L’AZIENDA TIPO
Un distributore di materiale tecnico riceve ordini dai rivenditori. Alcuni scrivono nel corpo dell’email, altri allegano un PDF generato dal loro gestionale, altri ancora mandano la foto di un modulo compilato. Due persone dell’ufficio commerciale passano buona parte della mattina a ricopiarli.
Gli errori sono quelli tipici: un codice articolo sbagliato, una quantità letta male, un ordine rimasto nella casella di un collega in ferie.
Perché l'inserimento manuale degli ordini non regge la crescita.
Il tempo di inserimento cresce con gli ordini e non aggiunge valore.
Ogni cliente usa un formato diverso, quindi una regola fissa non basta.
Un errore di trascrizione diventa una spedizione sbagliata e un reso.
Non esiste un punto unico in cui vedere gli ordini arrivati e non ancora inseriti.
Quattro fasi. Durate indicative, da confermare dopo l'analisi di fattibilità.
Un campione di ordini degli ultimi mesi, anonimizzato dove serve, per capire formati, casi difficili e come i clienti chiamano gli articoli.
Casella dedicata, estrazione del testo anche dai PDF scansionati, riconoscimento di cliente e righe, confronto con anagrafica e listini, bozza d'ordine o coda delle eccezioni.
L'agente non conferma nulla. L'operatore vede la bozza accanto al documento originale, corregge se serve e conferma.
Per alcune settimane l'agente lavora accanto all'inserimento manuale. Confrontiamo i risultati e decidiamo insieme quando affidargli la prima stesura.
STACK
| Componente | Scelta |
|---|---|
| Ingresso | Casella email dedicata letta via IMAP o API del provider |
| Lettura documenti | Estrazione del testo dai PDF e OCR per le scansioni |
| Modello linguistico | Modello via API con accordo sul trattamento dei dati, scelto per lingua e costo |
| Gestionale | Integrazione tramite API, per esempio Odoo, o tramite file di scambio |
| Registro | Ogni passaggio salvato: documento, estrazione, confronto, decisione dell’operatore |
Gli ordini contengono dati personali e commerciali. Prima di partire definiremmo dove vengono elaborati, per quanto tempo restano nei registri e quale fornitore del modello è autorizzato a trattarli.
Il controllo umano e il registro delle operazioni permettono di ricostruire ogni decisione e di rispondere a un cliente che contesta un ordine. Sono anche coerenti con i principi di trasparenza e supervisione umana dell’AI Act.
Non promettiamo percentuali di ordini automatizzati: dipendono da quanto sono ordinati i documenti dei clienti. Ci aspetteremmo meno tempo di inserimento, meno errori di codice e una coda unica degli ordini da evadere. Misureremmo tempo medio di inserimento, quota di bozze confermate senza modifiche ed errori rilevati in spedizione.
Lo scenario rientra nei nostri servizi di automazione dei processi aziendali e di agenti AI su misura, collegati a gestionali ERP.
Le domande più frequenti su agenti AI e ordini.
Raccontateci da quali canali arrivano gli ordini e quale gestionale usate. Vi diciamo se un agente AI ha senso nel vostro caso.