Un’area con accesso personale dove clienti, soci o rivenditori trovano documenti, ordini, listini e pratiche, e ti scrivono senza passare dall’email. I dati arrivano dal gestionale.
Un portale clienti è una parte del sito, o un’applicazione separata, a cui si accede con un account personale. Ogni utente vede solo quello che lo riguarda: fatture e documenti, stato degli ordini o delle pratiche, listini dedicati, contratti, richieste aperte. URETECH lo progetta partendo da chi lo usa e da dove stanno oggi i dati, di solito il gestionale, e lo collega in modo che nessuno debba caricare due volte lo stesso file.
Per esigenze semplici, come un’area soci o una cartella di documenti riservati, bastano le aree membri di Wix o di WordPress. Quando servono ruoli diversi, dati del gestionale o flussi di approvazione, sviluppiamo un portale su misura. Il prezzo lo trovi nel preventivo dopo l’analisi gratuita.
Fatture, DDT, certificati e contratti partono a mano per email; il cliente non li ritrova e li richiede.
Lo stato di un ordine o di una pratica lo conosce solo chi è in ufficio, e ogni domanda interrompe il lavoro.
Ogni rivenditore ha condizioni diverse e il listino giusto vive in un allegato di sei mesi fa.
Una password unica per tutti, nessun registro di chi ha visto cosa, dati personali esposti.
| Chi accede | Cosa trova | Da dove arrivano i dati |
|---|---|---|
| Clienti di studi e società di servizi | documenti, scadenze, pratiche, richieste | gestionale dello studio, archivio documentale |
| Rivenditori e agenti | listini dedicati, disponibilità, ordini, materiali di vendita | gestionale o ERP |
| Clienti di aziende manifatturiere | stato degli ordini, DDT, certificati, ricambi | ERP e magazzino |
| Soci e iscritti | quote, documenti, prenotazioni, comunicazioni | anagrafica soci o CRM |
| Clienti con un abbonamento | contratti, rinnovi, richieste di assistenza | CRM e fatturazione |
Per ogni tipo di utente definiamo ruoli e permessi: chi vede i prezzi, chi può ordinare, chi approva, chi vede solo i documenti della propria sede.
Le funzioni si scelgono in base a chi lo usa.
Account personali, verifica in due passaggi, permessi per azienda, sede e ruolo, registro degli accessi.
Fatture, DDT, contratti e certificati pubblicati in automatico, con ricerca e download.
Prezzi e condizioni del singolo cliente e riordino dallo storico. Per la vendita vera e propria c’è l’e-commerce B2B.
Richieste di assistenza o di preventivo con lo stato visibile al cliente e notifiche a ogni passaggio.
Quote, rinnovi, documenti riservati e comunicazioni per associazioni e circoli.
API del gestionale, del CRM o dell’archivio documentale: i dati si aggiornano da soli.
Quando le richieste arrivano per email, al telefono e su WhatsApp, qualcuna resta senza risposta e nessuno sa bene a che punto sia. Con un portale di ticketing ogni richiesta diventa un ticket con un numero, un responsabile e una scadenza: il cliente lo apre e lo segue, il vostro team lavora su una coda ordinata.
Il cliente apre la richiesta dal portale e sceglie il tipo: assistenza, reclamo, reso, domanda tecnica o commerciale. Ogni tipo ha i suoi campi, si allegano foto, documenti o il numero d’ordine e lo stato resta visibile fino alla chiusura. Ognuno vede i propri ticket, il referente dell’azienda anche quelli dei colleghi.
Il ticket arriva già alla persona o al reparto giusto, in base a categoria, prodotto o cliente. La priorità parte da regole precise (un fermo macchina non aspetta come una domanda sui prezzi) e si può sempre cambiare a mano. Le note interne restano tra gli operatori: il cliente non le vede.
Per ogni tipo di richiesta o di contratto si fissano i tempi di presa in carico e di risoluzione. Prima della scadenza parte un avviso, dopo il ticket passa al responsabile. I report mostrano ticket aperti e chiusi, tempi medi di risposta e motivi più frequenti, per cliente o per operatore.
L’operatore risponde dal portale e il cliente riceve un’email; se risponde dalla sua casella, il messaggio rientra nello stesso ticket. Niente più conversazioni sparse tra caselle personali: ogni cliente ha lo storico completo di richieste, risposte e allegati, chiaro anche per chi lo segue la prima volta.
Il ticket si aggancia al cliente, all’ordine, al contratto o al prodotto. Per un reso l’operatore vede subito cosa è stato venduto e quando, per un intervento se il contratto di assistenza è attivo. Lo colleghiamo al gestionale che usate o a un CRM su misura, senza ricopiare dati a mano.
Non tutti i clienti entrano nel portale. Un chatbot AI sul sito o su WhatsApp raccoglie i dati e apre il ticket, il centralino AI fa lo stesso con chi telefona, anche fuori orario. Il ticket entra in coda come gli altri, con la conversazione allegata.
Il ticketing può nascere dentro il portale, su misura, oppure su uno strumento che esiste già: se in azienda usate Odoo, configuriamo Odoo Helpdesk e lo colleghiamo al resto dei vostri sistemi come System Integrator Odoo.
Il portale clienti è il punto di contatto tra l’azienda e chi lavora con lei: documenti, stato delle pratiche, richieste, listini. Se il cuore del progetto è vendere ai rivenditori, con carrello, fido e condizioni di pagamento, la strada giusta è l’e-commerce B2B. Se invece serve uno strumento interno per i reparti, come un gestionale web o un’intranet, si tratta di una web app su misura.
Spesso i progetti si toccano: un portale rivenditori può avere una sezione ordini, un e-commerce B2B un’area documenti. Nell’analisi decidiamo da cosa partire, così paghi solo le funzioni che userete davvero.
Prima gli utenti e i dati, poi le schermate.
Chi accede, cosa deve trovare, dove stanno oggi dati e documenti.
Permessi, approvazioni, notifiche e regole per i dati personali.
Schermate cliccabili da provare con due o tre clienti prima dello sviluppo.
Portale, accessi e integrazione con gestionale e CRM, in rilasci successivi.
Inviti agli utenti, guida scritta per chi gestisce il portale, monitoraggio e assistenza.
Dove un’area riservata serve più spesso.
Raccontaci chi deve accedere e cosa deve trovare. Ti rispondiamo entro 24 ore lavorative.
Ti scriviamo entro 24 ore lavorative per fissare i 30 minuti. Se è urgente, scrivici su WhatsApp.
Applicazioni web per reparti e processi interni.
Vendita ai rivenditori con listini e fido.
Il CRM collegato al portale.
Collegamento a gestionale e altri software.
Appuntamenti, corsi e servizi prenotabili dal sito.
Pagamenti, CRM, newsletter e WhatsApp collegati al sito.